Scopri i motivi per i quali la revisione del budget aziendale effettuata più volte all’anno ha oggi (e avrà anche domani) un’importanza molto elevata La situazione attuale del mercato Oggi il mercato è caratterizzato da un’estrema instabilità, causata da molti fattori locali e globali, che contribuiscono a rendere particolarmente caotica la situazione generale, e di conseguenza anche le singole realtà produttive ne risentono. Ogni azienda si ritrova infatti a dover fare i conti con questi tre fattori principali: mancanza delle merci e delle materie prime; aumento dei costi delle materie prime; alta variabilità delle date di consegna, che porta a una grande difficoltà di stimare una data di consegna per i clienti. L’azienda non ha materie prime per produrre, queste materie prime hanno costi molto elevati e arrivano dopo molto tempo, quindi i costi da sostenere sono più alti e non si possono conoscere esattamente le date di consegna proporre al cliente finale. Inoltre le aziende, in un contesto come quello suddetto, devono pianificare le vendite, definire i prezzi di listino per la vendita dei propri prodotti, valutare economicamente il business plan commerciale, al netto delle spese e dei costi. Non proprio il migliore dei contesti per fare business, si potrebbe pensare… Ma quindi un’azienda come fa a lavorare con i clienti? Per lavorare in un contesto così complesso le strade sono sostanzialmente due: o dire al cliente “fammi comunque l’ordine, ma non so se lo consegnerò, quando arriverà, né a che prezzo…”, oppure serve avere degli strumenti che permettano di calmierare un po’ questa situazione. Grazie al software Business Place, la soluzione per budgeting e forecasting di NextBI – Business Unit di Sanmarco Informatica che si occupa di Analisi dei Dati e Consulenza Direzionale – è infatti possibile leggere i dati aziendali del sistema informativo, e dopo un ciclo di lavoro organizzato e guidato dai vari simulatori (what if), passare nuovamente i dati al sistema informativo per le operazioni di consolidamento. Questo per cercare di equilibrare la situazione di mercato: mancanza di materiali, mancanza di definizione del prezzo delle merci, aumento dei costi, aumento del carburante e aumento dell’energia elettrica, tutti elementi che portano all’impossibilità di effettuare la pianificazione del budget senza uno strumento adeguato per la gestione complessiva del budget. L’importanza del Revised Budget Nel momento in cui un’azienda si trova in questa situazione di mercato particolarmente critica, con dei problemi oggettivi, e le dicono “guarda che la merce non arriva più fra un mese”, o “guarda che la consegna avrà un costo maggiorato di 700 euro a collo” e magari l’azienda ha un container pieno di questi colli, la cosa migliore da fare è modificare i valori del budget aziendale, scegliendo velocemente se scaricare i costi sulle spese generali, su alcuni prodotti, su alcuni clienti, oppure no… Ad esempio, se per una pizzeria il costo del pomodoro aumenta in poco tempo del 50%, dove si scarica il costo? Sui clienti? O invece solo su alcuni dei clienti? O su nessuno di loro, e i maggiori costi li assorbe la pizzeria nei costi generali, con un conseguente minor guadagno? Questo tipo di lavoro si chiama Revised Budget, perché qualsiasi cosa differisca rispetto a un piano strutturato e definito impone una revisione degli obiettivi. Ma lo strumento di Revised Budget è importante anche qualora l’azienda, a parità di condizioni di mercato, si ritrova nella situazione in cui le vendite sono inferiori alle aspettative. In questo scenario la soluzione è sempre Business Place, perché permette più volte l’anno, di simulare velocemente degli scenari nuovi e di definire degli obiettivi concreti, con la certezza della marginalità a livello di conto economico e la certezza che i dati trattati sono corretti, in quanto vengono letti direttamente dal gestionale e confluiscono nuovamente al gestionale stesso, al termine delle elaborazioni. Con Budget e Controllo tutto questo è più semplice e immediato da attuare. L’integrazione End-to-End di Budget e Controllo Per fronteggiare efficacemente queste complessità, alle aziende servono soluzioni integrate End-To-End, che siano cioè in grado di leggere i dati dai sistemi informativi, elaborarli e produrre informazioni aggiornate per i sistemi informativi stessi, in un processo che comprende la Pianificazione, gli Analytics, il Budget e i Simulatori, come appunto è in grado di fare la suite Business Place, di cui la soluzione Budget e Controllo fa parte. Il software Budget e Controllo permette di pianificare le vendite e gli acquisti in un mercato complesso grazie a moduli integrati, che rispondono alle esigenze di tutte le aree aziendali: Budget Vendite; Budget Spese Generali; Budget Investimenti & Ammortamenti; Budget di Produzione; Budget Acquisti; Algoritmi; Analisi di confronto (Business Intelligence & Analytics). La velocità di esecuzione e la certezza del dato corretto sono presenti in tutti i simulatori e quindi per qualsiasi scenario di Budget. Questo perché Business Place legge i dati dal sistema informativo gestionale (ERP), ma anche dai vari repository presenti in azienda, siano essi data base, fogli excel etc. Inoltre, al termine delle simulazioni, Business Place restituisce il dato al gestionale per consentire all’ufficio acquisti di operare al meglio per fare saving, comprando i prodotti nelle quantità corrette rispetto agli obiettivi. Parimenti la produzione e gli altri enti aziendali possono lavorare in coerenza con gli obiettivi di budget stabiliti dalla direzione. Utilizzare Business Place è facile perché è una soluzione web accessibile da tutti gli utenti che sono stati precedentemente autenticati dall’azienda. Dove serve e a cosa serve il Revised Budget? Il Revised Budget serve quindi in tutte le aree aziendali. Ad esempio, se a inizio anno un’azienda ha deciso di vendere 100 bottiglie di vino, ma a metà anno, rispetto agli obiettivi di vendita e guardando il fatturato, vede che non è in linea del 40%, va in Revised Budget delle vendite e abbassa l’obiettivo, oppure abbassa il costo del prodotto per favorire il mercato… Queste 2 operazioni sono una funzione di Revised Budget che si possono fare in tutte le aree per tenere sotto controllo l’azienda. In quella funzionalità di integrazione, il software legge tutti i dati del sistema informativo e aggiorna il sistema informativo con ad esempio un nuovo listino di vendita, magari diminuendo il costo delle bottiglie, senza farlo a mano, e quindi aumentando la velocità ed eliminando le possibilità di errore. Oppure se l’azienda vede che sta avendo un margine minore, può entrare nel modulo Spese Generali (che sono le spese a corollario del prodotto di vendita) e fare una simulazione per differenza. O magari invece decide di investire di più, proprio perché non sta fatturando a sufficienza, usando sempre il simulatore, per sapere quanto si può guadagnare dopo le azioni previste. Ma ovviamente se l’azienda vende più del previsto, può aumentare il budget aziendale e l’obiettivo. Il simulatore lavora in tutti i modi possibili, attraverso modelli che permettono di fare una revisione del contesto aziendale. Gli algoritmi potenziano i modelli di Business Intelligence, grazie alla possibilità di prevedere in anticipo determinati fenomeni. Questi modelli sono realizzati con il supporto del team interdisciplinare di NextBI che è formato da vari Data Scientist. Scopri di più su Budget e Controllo e su tutte le soluzioni di Sanmarco Informatica, richiedi una consulenza per far crescere il tuo business! Richiedi maggiori informazioni Potrebbe interessarti anche... Rivoluziona il tuo business: passa dai dati all’azione Quali strumenti di budgeting servono alla tua azienda? Quali soluzioni digitali proporre per aumentare il business?
