Hybrid Work Era, firma elettronica e Digital Transformation: i vantaggi per le aziende e la soluzione Firmae di Sanmarco Informatica di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica Modelli operativi ibridi Molte aziende adottano modelli operativi ibridi, dove le soluzioni di firma elettronica sono diventate uno strumento fondamentale per supportare le tradizionali funzioni aziendali. Ma cosa si intende per modello operativo ibrido? Una prima configurazione riguarda l’organizzazione del posto di lavoro o meglio “Hybrid Work Era”, che può essere, ad esempio: Mainly Physical, Activity Based, Club House, Hub & Spoke e Fully Virtual. L’adozione di un modello ibrido può inoltre riguardare l’evoluzione del modello di business aziendale dove per “Business Model Hybridization” viene definito come l’adattamento del modello di business esistente all’era digitale. Tra gli elementi abilitanti per affrontare con successo il percorso verso la Digital Trasformation vediamo quindi che la firma digitale (digital signature) è una delle tecnologie da adottare. Il mercato della firma elettronica Il mercato della firma elettronica è maturato costantemente negli ultimi due decenni, ma di recente ha registrato una crescita accelerata innescata dalla pandemia di COVID-19. Di conseguenza, il mercato si è arricchito di molteplici soluzioni e oggi esistono sul mercato soluzioni che ora offrono funzionalità complete di firma di base. I leader storici in questo mercato continuano ad espandere le offerte di piattaforme unendo un’ampia funzionalità di conformità con flussi di lavoro avanzati e analisi basate sull’intelligenza artificiale (AI). Con il supporto normativo globale, il mercato della firma elettronica offre ora la possibilità di effettuare qualsiasi tipo di transazione in qualsiasi giurisdizione. I fornitori si sono quindi specializzati in casi d’uso specifici, tramite interfacce avanzate per dispositivi mobili e un set semplificato di funzionalità principali, oppure si sono concentrati su implementazioni più ampie che richiedono controllo amministrativo e componenti aggiuntivi avanzati della piattaforma. Le soluzioni devono supportare interfacce desktop, Web e mobili ed essere basate su una configurazione “senza codice” per una buona parte delle funzionalità, poiché gli utenti aziendali non tecnici sono di fatto i primi che necessitano l’utilizzo di questi prodotti. L’offerta di firma digitale deve supportare la predisposizione del flusso di lavoro “principale” della firma (preparazione, distribuzione ed esecuzione) con funzionalità di base. Ciò include la possibilità di preparare un documento allegando campi di acquisizione dati, inviando il documento in modo sicuro a un destinatario e acquisendo la firma in modo legalmente conforme: una firma “semplice”, “avanzata” o “qualificata”. La conformità agli standard del settore come ESIGN ed eIDAS richiede che gli strumenti supportino più metodi per l’autenticazione dell’identità (due fattori, e-mail, password e così via) e generino un registro di controllo completo dei dettagli del destinatario (IP, posizione, nome, azione). I vantaggi per le aziende Oltre alla semplice rimozione dei vincoli fisici dell’elaborazione dei documenti, le soluzioni di firma elettronica offrono anche numerosi vantaggi aziendali. Alcuni di questi includono: stabilire l’identità del firmatario attraverso un’ampia gamma di metodi di autenticazione utente consentono la formalizzazione di documenti basati sull’attendibilità; la distribuzione di documenti tramite un’applicazione dedicata consente agli utenti di tenere traccia delle azioni dei destinatari esterni (stati del documento visualizzato, firmato, rifiutato) in un modo che la semplice distribuzione della posta elettronica non consente; allegare richieste di dati strutturati a file altrimenti in formato libero consente alle aziende di automatizzare i processi end-to-end; il miglioramento della sicurezza attraverso l’archiviazione sicura dei documenti, la crittografia e l’autenticazione basata sui ruoli aiuta a mantenere riservati i dati; il miglioramento della personalizzazione dei contenuti consente alle aziende di gestire il branding e fornire esperienze specifiche ai clienti. La soluzione di Sanmarco Informatica Data l’importanza dello strumento e data la situazione globale, abbiamo lanciato Firmae sin da inizio del 2022, per una prima platea di clienti qualificati, appartenenti a diversi settori, con modalità operative differenti. Firmae è un ecosistema di servizi utilizzabile con facilità dagli utenti per digitalizzare tutti i processi che richiedono una sottoscrizione. Questo ecosistema prevede numerose funzionalità ed espansioni, compresa la possibilità di integrazione con sistemi e soluzioni già presenti in azienda, e assicura la piena validità legale delle firme in relazione alle tipologie di firma adottate. Inoltre Firmae è dotata del supporto e della consulenza di professionisti (avvocati, commercialisti, esperti GDPR) al fine di assicurare al cliente la compliance normativa. Contattaci e richiedi una consulenza personalizzata su Firmae e le soluzioni integrate di Sanmarco Informatica per il tuo business! 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