Processi digital con Firma Elettronica: Return On Investment, componenti di costo e risparmi per le aziende di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica dedicata alla Documentazione Digitale Portando ai clienti progetti di digitalizzazione documentale è naturale che mi venga chiesto se esistono studi o esperienze che diano indicazione sui possibili risparmi conseguibili, rendendo quindi possibile effettuare un calcolo del ROI (return on investment) con la digitalizzazione del processo. Possiamo partire dallo studio del Politecnico di Milano per quanto riguarda la fatturazione elettronica che in una sua ricerca aveva stimato un risparmio compreso tra circa 7,5 e 11,5€ a fattura per chi emette ad esempio 3.000 fatture l’anno. Quindi potremmo ipotizzare che nella digitalizzazione di un singolo documento (contratto, bolla, etc.) potremmo contare su risparmi attorno a questo range. Quali sono le componenti di costo che è necessario considerare nel calcolo del ROI? Sicuramente il costo di carta, toner, il costo di acquisto delle apparecchiature indispensabili (ma non necessarie in un processo completamente digitale: scanner, stampanti). L’ulteriore componente da considerare è quella della manodopera coinvolta nel processo in una serie di attività ripetitive e talune a immediato basso valore aggiunto (archiviazione, ricerca), per non parlare poi del tempo impiegato nella gestione delle eventuali difformità. Altra componente è quella relativa ai costi derivanti dai rischi di una gestione manuale e soggetta a errori, che invece con l’adozione di un processo digitale, governato da workflow e controlli, vengono completamente eliminati. Altra componente è quella relativa ai possibili ricavi generati dall’adozione di processi digitali. Le risorse infatti possono essere dedicate ad attività a maggior valore aggiunto. Aumenta la velocità di business e l’esperienza cliente, fidelizzando così la clientela. Gli scenari di applicazione di processi digitali nell’ultimo periodo sono accelerati e in qualche misura evoluti per i seguenti motivi: pandemia e un sempre maggior utilizzo di smart working; adozione da parte delle imprese di processi di digitalizzazione documentale e richiesta di maggiore evoluzione degli stessi; aumento dei documenti ricevuti e generati nativamente in formato digitale (bypass della fase di scannerizzazione); evoluzione della normativa relativa alle firme elettroniche. Quindi le aziende in questo ultimo periodo chiedono sempre più di digitalizzare anche la fase di sottoscrizione di documenti con validità legale, oltre ai processi digitali. Analizziamo quindi in maggior dettaglio quali sono le considerazioni e le valutazioni in termini di costi e benefici che tipicamente un’azienda effettua nella valutazione dell’adozione di un sistema di firme elettroniche. Perché un’organizzazione dovrebbe considerare di passare alle firme elettroniche? Ci sono molte ragioni per passare da una firma fatta con l’inchiostro alle firme elettroniche e il motivo principale e scatenante per ogni organizzazione sarà leggermente diverso. Tuttavia, i driver più comuni per apportare una tale modifica a qualsiasi organizzazione sono: i costi; la sicurezza; l’esperienza del cliente. Il costo di firmare un documento In primo luogo, i costi connessi all’obbligo di firmare un documento. L’attività di impresa è un insieme di processi, tra i quali anche quelli legati alla sottoscrizione dei contratti. Le aziende per fare efficienza sono sempre più orientate a ottimizzare i propri processi e quindi a cercare risparmi per massimizzare il margine. Con l’evoluzione data dalla digitalizzazione anche i processi amministrativi nell’ultimo periodo sono stati fortemente interessati da progetti di ottimizzazione e miglioramento. Uno di questi costi sono le firme. L’atto fisico di firmare un pezzo di carta costa denaro. Ma i costi non sono solo quelli materiali (carta, toner, apparecchi elettronici di stampa e scanner), ma anche quelli del tempo che gli operatori dedicano a questi processi. Occorre poi sommare a questi costi quelli dovuti alla gestione dei controlli e delle “non conformità”. L’azienda è in grado di conoscere qual è il costo del business senza firme elettroniche? La carta non è gratis! Le imprese usano la carta. Un sacco di carta. La carta fa parte della voce “forniture per ufficio” per le piccole e medie imprese; tuttavia, la carta è un centro di costo per l’impresa, che spende circa l’1-2% dei ricavi totali sulla carta. La maggior parte delle aziende vuole diminuire questa voce di costo e sta adottando misure al riguardo. Gli studi e le indagini effettuati dal POLIMI prevedono che “Negli ultimi anni, con un’accelerazione dovuta agli effetti del COVID19, il 65% delle aziende ritirerà i processi cartacei legacy a favore di quelli basati sulla gestione delle transazioni digitali”. Per effettuare un’analisi interna dei volumi di carta che possono essere risparmiati, occorre considerare tutti i diversi tipi di documenti che vengono inviati per “il business”: contratti di vendita, ordini di modifica, onboarding di dipendenti/appaltatori, documenti privacy, solo per citarne alcuni. Al giorno d’oggi, ci sono buone probabilità che quei documenti vengano inviati elettronicamente come PDF o documento protetto. Ma poi i destinatari li stampano, li firmano e li rispediscono tramite posta, FedEx, UPS o un altro corriere. Il tempo necessario per ricevere di ritorno i documenti e il costo per rispedirli fisicamente si aggiungono al “costo di business”. Per non parlare poi della fase di archiviazione e successiva eventuale ricerca e consultazione. Il tempo è denaro La vendita è un processo vincolato dal tempo. Proprio come l’esperienza di acquisto al dettaglio è stata notevolmente accelerata dall’e-commerce, così il processo di vendita aziendale (più precisamente, il tempo necessario per completare il processo di vendita con un accordo) può essere ridotto in modo significativo con l’uso della tecnologia della firma elettronica. La velocità è sempre un vantaggio in qualsiasi competizione e le vendite aziendali non fanno eccezione. Se la forza vendita di un’azienda può ridurre il tempo necessario per concludere le trattative, l’efficacia di quell’organizzazione migliora. Quindi le aziende oggi si stanno ponendo le seguenti domande: quanto è efficiente firmare e inviare fisicamente tutti questi documenti? come la mia organizzazione avrebbe potuto utilizzare meglio il tempo necessario per gestire fisicamente i documenti firmati dal cliente? Anche la user experience del cliente ha un costo, e un’ottima esperienza del cliente può fare la differenza tra clienti fedeli che diventano sostenitori e clienti che vengono facilmente conquistati dalla concorrenza. Il calcolo dei costi e dei risparmi La carta, il toner, i costi dell’hardware, il tempo e l’esperienza del cliente devono essere tutti calcolati nel costo del business. A tale scopo, con i nostri clienti, nella fase di analisi dei progetti di digitalizzazione abbiamo ipotizzato degli scenari e i relativi costi con comparazione tra processi no digital e digital con firma elettronica. I calcoli effettuati ci hanno portato a dei risultati a volte sorprendenti: già nel primo periodo di adozione delle nuove soluzioni e dei nuovi processi si sono ammortizzati i costi sostenuti. Quindi già dal primo anno il ROI diventava positivo. Conclusioni Dallo stretto rapporto con i nostri clienti nei vari progetti di digitalizzazione documentale abbiamo quindi raccolto le esigenze per sviluppare Firmae – The new way for digital signatures, il nuovo prodotto di Sanmarco Informatica che accelera i tuoi processi di business. Vuoi risparmiare anche tu grazie a Firmae? Compila il form e richiedi subito una consulenza personalizzata! Richiedi maggiori informazioni Potrebbe interessarti anche... ECM3: la soluzione documentale per la tua azienda Firma elettronica: un modo istantaneo, conveniente ed ecologico per firmare i documenti Cos’è il Sigillo Elettronico Qualificato?
