Enterprise Content Management: la situazione del mercato e delle aziende

di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di Discovery ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica

Cosa intendiamo per una soluzione di Enterprise Content Management?

Con Enterprise Content Management (ECM) possiamo individuare tutte le soluzioni a supporto della gestione del patrimonio informativo, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione (Art. 2555 del codice civile – nozione di azienda), attraverso strumenti che migliorano l’accuratezza, l’accessibilità e l’integrità nella gestione di documenti e, più in generale, di contenuti.

L’attenzione crescente a questi strumenti in questo ultimo periodo, dettato anche dalla necessità di adozione dello smart working causa pandemia, deriva dalla necessità sempre più intensa degli individui di accedere a informazioni sempre più complesse ed eterogenee, sia in termini di formati che di fonti. 

Ricordiamo che l’accelerazione è anche dovuta all’introduzione di obblighi normativi. Un valido esempio è la recente adozione della fatturazione elettronica che ha visto l’introduzione del formato XML, della comunicazione con sistemi di certificazione e di smistamento delle informazioni (sistema di interscambio), l’adozione di ulteriori standard di documenti (Peppol per NSO) e ancora l’utilizzo di tecnologie, normative e funzionalità in modalità massiva e automatica (firme digitali e conservazione digitale a norma).

Le aziende si trovano così a dover adottare soluzioni che consentano l’accesso veloce e flessibile, ma allo stesso tempo sicuro, a un volume crescente di contenuti tipicamente destrutturati, che per mole e rilevanza rappresentano oggi un patrimonio pari, se non superiore, a quello dei dati strutturati che derivano dai sistemi transazionali tradizionali.

Volendo elencare quali siano le principali caratteristiche di queste soluzioni di Enterprise Content Management possiamo evidenziare i seguenti fattori:

• gestione dei documenti con funzionalità di check-in/out, classificazione, gestione delle versioni, gestione dei permessi di lettura/modifica/scrittura a livello di singolo documento, digitalizzazione dei documenti cartacei;
• archiviazione elettronica permanente di documenti con valore legale/fiscale (fatture, contratti, modulistica, etc.), con funzionalità peculiari quali la firma elettronica di documenti, il protocollo, l’archiviazione ottica, nel rispetto di norme e procedure atte ad assicurare e certificare l’integrità e l’autenticità dei documenti archiviati in formato elettronico;
• supporto ai processi documentali nei casi più semplici limitati all’approvazione dei documenti, nelle soluzioni più evolute con la possibilità di disegnare processi complessi con molteplici ruoli e diverse attività in sequenza e/o parallele;
• funzionalità orientate alla collaborazione incentrata sui documenti e sui contenuti gestiti.

Alcuni vendor italiani si stanno focalizzando su applicazioni verticali a supporto di specifici settori o processi. Un sistema di ECM che vuole assumere il ruolo di repository dei documenti aziendali deve poter disporre di funzionalità che gli permettano di dialogare in maniera semplice e nativa con le varie soluzioni informatiche presenti in azienda, adattandosi quindi ai settori eterogenei ed evolvendosi velocemente e di pari passo con l’evoluzione dell’organizzazione aziendale.

Per poter meglio comprendere lo stato dell’arte nell’adozione dei sistemi di Enterprise Content Management facciamo riferimento a una recente indagine condotta dal Politecnico di Milano.

Dall’indagine effettuata risulta che la percezione dei CIO (Chief Information Officer), è che l’adozione di soluzioni per la gestione documentale abbiano rivestito, e ancor più rivestiranno nei prossimi anni, una forte rilevanza. La capacità di rispondere a bisogni concreti e immediati delle persone e, al tempo stesso, di contribuire a costruire logiche organizzative innovative, rende l’Enterprise Content Management uno degli ambiti su cui, anche in questo periodo di crisi, le imprese stanno continuando a investire. A uno scarno 12% di CIO scettici, che continuano a ritenere anche per il futuro poco rilevanti le iniziative di Enterprise Content Management, si contrappone infatti un 88% complessivo di essi pienamente convinti dell’importanza di queste iniziative.

Quali sono i dipartimenti aziendali che attuano una sponsorship per l’introduzione di un ECM?

Il grafico evidenzia come la sponsorship dei progetti di Enterprise Content Management sia decisamente trasversale e comprenda anche line of business come la Direzione Operation e Supply Chain (23%) in cui è molto sentita l’esigenza di una gestione più sistematica delle informazioni non strutturate. Anche in questo caso, la Direzione Risorse Umane e Comunicazione (19%) e il Top Management (21%) hanno un ruolo importante di sponsorship.

Come è logico aspettarsi, queste iniziative arrivano poi a coinvolgere in modo quasi sistematico fornitori e partner (67%) in una logica di apertura della soluzione oltre i confini aziendali. Elevati livelli di apertura si trovano anche con clienti (59%) e forza vendita (50%).

Le esigenze che guidano l’adozione di tecnologie di Enterprise Content Management sono in gran parte di tipo operativo e immediato, come l’efficienza e la riduzione dei costi (51%); tuttavia risultano importanti anche esigenze di più lungo periodo, relative al supporto alla gestione della conoscenza (50%), all’efficacia dei processi decisionali (35%) e all’innovazione dei prodotti e servizi (18%). 

La percezione degli intervistati è quella che la barriera principale alla diffusione del Enterprise Content Management sia il livello di investimento e i costi necessari (49%). Tra le criticità, inoltre, si ritrovano naturalmente la necessità di cambiamenti organizzativi (31%) e la resistenza degli utenti finali all’utilizzo (28%), a riprova del profondo impatto sui comportamenti organizzativi di queste iniziative.

È da evidenziare come negli ultimi anni, rispetto a quando sono state effettuate le interviste, si siano registrate una progressiva riduzione del costo delle suite applicative e una maggiore diffusione di queste soluzioni che un tempo erano appannaggio solamente delle grandi realtà aziendali. 

Knowledge Management 

I sistemi di Enterprise Content Management sono stati tra i primi che hanno cercato di affrontare il tema, oggi molto sentito, della gestione della conoscenza aziendale, andando in particolare a centralizzare e rendere recuperabili i documenti aziendali. Questi strumenti hanno quindi una buona storia alle spalle e sono ormai visti come parte imprescindibile del Sistema Informativo aziendale.

Sanmarco Informatica fornisce ai clienti la propria soluzione software ECM assieme alla consulenza relativa alla riorganizzazione dei processi nel rispetto delle normative. Per questi progetti non sono coinvolti quindi solo informatici, ma anche professionisti nell’ambito legale, fiscale ed esperti di processi e riorganizzazione aziendale.

Nel corso delle attività di implementazione presso clienti abbiamo effettuato alcune interviste a dei key user. 

Direttore ICT, industria settore chimico:

“Da quando abbiamo adottato la soluzione ECM, nell’evoluzione del progetto che avevamo pianificato in più anni, ha accresciuto la sua rilevanza. I benefici maggiori che abbiamo riscontrato hanno riguardato la riduzione dei costi di produzione e di gestione dei documenti, e una maggiore velocità di accesso e ricerca delle informazioni.
Le barriere più rilevanti in questi progetti di innovazione, per la nostra esperienza con la soluzione di Sanmarco Informatica ECM, non è stata di natura tecnologica, bensì di carattere organizzativo/culturale.
Per il superamento di questi ostacoli siamo stati supportati dal team di consulenti di Sanmarco Informatica, che hanno dimostrato la capacità di dialogare con le varie funzioni aziendali, con piena padronanza delle varie normative.
A mio avviso, per poter superare queste barriere si deve far leva in due direzioni: da una parte un livello di sponsorship elevata da parte del vertice aziendale, dall’altra dedicare maggior tempo alla formazione degli utenti per un corretto utilizzo delle informazioni.”

Responsabile amministrativo e CEO, industria settore cosmetico:

“L’introduzione di un sistema di Enterprise Content Management si è colloca da noi all’interno di un più ampio progetto di riprogettazione dei Sistemi Informativi. Il progetto ha visto il cambio del ERP, adottando la soluzione di Sanmarco Informatica Jgalileo. Avevamo come obiettivi anche migliorare i sistemi di gestione documentale che riguardano i clienti e gestire la documentazione della produzione e le certificazioni di qualità aziendale. Il tutto è stato coperto con l’introduzione delle soluzioni ECM e Discovery Quality, dove il sistema di gestione documentale ha assunto il ruolo di repository documentale di tutta l’azienda.
Stiamo analizzando come il sistema potrebbe essere esteso anche ad attori esterni all’azienda, come clienti e fornitori, migliorando l’efficacia del modello di business stesso dell’azienda.”