Come definire la durata delle attività aziendali?

Pubblicato il 29 Marzo 2023

In ogni progetto aziendale ci sono delle attività da iniziare per raggiungere l’obiettivo. Ma per quanto tempo conviene portarle avanti? Leggi l’articolo per conoscere come il project management software JPM può aiutarti a gestire i progetti della tua azienda nel modo migliore

Sanmarco Informatica negli anni ha sviluppato e costantemente migliorato le sue soluzioni digitali integrate, tra cui il software di project management JPM, studiato per gestire i progetti aziendali in modo più efficiente ed efficace.

Alla sua terza riscrittura, il software per la gestione dei progetti JPM è un prodotto maturo, web based e che supporta il cloud, una soluzione integrata che si inserisce in un mercato in forte espansione.

In ogni azienda, realtà od organizzazione, per raggiungere gli obiettivi di ogni progetto è necessario rispettare:

  • i tempi;
  • i contenuti;
  • il budget.

Per questo è importante avere sempre presente quali sono o quali possono essere le criticità del progetto, che possono essere molto diverse tra loro. Possono esserci delle difficoltà nel rispettare le date di consegna e nel rimanere dentro il budget, ma possono anche esserci troppe modifiche al progetto durante l’esecuzione o troppe attività svolte in multitasking tra diversi progetti.

Una scarsa organizzazione può portare a dover rifare nuovamente delle attività già svolte e al fatto che le risorse potrebbero non essere disponibili a causa di conflitti di priorità tra i diversi progetti in corso, o a causa della difficoltà nel reperire i materiali necessari.

Per tutte queste ragioni gestire le attività aziendali con il software gestione attività JPM è altamente consigliabile.

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Perché è difficile definire la durata delle attività? 

Ogni attività condotta in azienda porta con sé delle incertezze intrinseche, perché al momento della definizione delle tempistiche di lavoro ogni responsabile di attività in un progetto si aggiunge del tempo di protezione a quello che lui reputa necessario. Questo succede al fine di garantire il completamento della sua attività senza ritardo, ma implica un allungamento dei tempi a causa delle incertezze che sono normalmente presenti in ogni attività aziendale.

A ciò bisogna anche aggiungere che ogni livello di gestione (come i responsabili tecnologici) aggiunge i propri fattori di sicurezza, con il risultato di allungare ulteriormente il tempo necessario a svolgere le attività con successo.

Oppure, se i responsabili di progetto sanno che c’è una possibilità che vengano effettuati dei tagli arbitrari alla previsione di durata del progetto, allora sovrastimano apposta la durata delle attività per garantire che dopo i suddetti tagli sia ancora possibile per loro completare il progetto in tempo.

Solitamente, quindi, deve essere triplicata la durata più probabile delle attività aziendali necessarie per compiere un progetto, così da avere almeno un 80% circa di probabilità di rispettare i tempi, a causa della variabilità e della dipendenza delle attività e delle risorse.

Fenomeni critici nello svolgimento della attività aziendali

Sono molti i possibili momenti critici e fuoriprogramma da affrontare durante lo svolgersi delle attività in azienda.

Ad esempio, quella che si potrebbe chiamare “Sindrome dello Studente” si verifica quando viene posticipato l’inizio delle attività, sprecando il tempo di protezione che ci si era dati per svolgere un determinato task. Questo succede quando le persone in azienda iniziano a lavorare lentamente su un task, attivandosi in genere più tardi di quando era stato previsto all’inizio.

I lavori per svolgere l’attività si svolgono quindi a pieno ritmo solo verso la fine del periodo di tempo corretto, quando il tempo di protezione è già stato consumato. Così se c’è un problema non ci sono più margini di recupero e vengono ritardate anche quelle attività considerate “sicure”, che avevano cioè un grande tempo di protezione.

Poi è da prendere in considerazione anche la famosa Legge di Parkinson, che ci ricorda come in un’organizzazione le persone tendono a utilizzare tutto il tempo e il budget che hanno a disposizione per svolgere una qualsiasi attività aziendale.
Ogni risorsa tende infatti a utilizzare tutto il tempo e il budget che ha a disposizione, sovrastimando i tempi e i costi relativi alla propria parte del progetto, per evitare le conseguenze negative dovute a un ritardo o a un anticipo nella consegna del lavoro, oppure un eccessivo o uno scarso utilizzo dei fondi a disposizione:

  • chi finisce in ritardo un’attività di solito viene colpevolizzato;
  • chi finisce un’attività in anticipo la volta successiva si vedrà accorciato il tempo a disposizione;
  • chi non spende tutto il budget la volta successiva ne avrà a disposizione uno inferiore.

E queste sono solo alcune delle cause per le quali il lavoro si espande fino a utilizzare interamente il tempo e il budget disponibile.

C’è inoltre da aggiungere che la produttività viene persa anche a causa del Bad Multitasking, e cioè la condizione nella quale si trovano spesso le risorse necessarie, costrette a passare da un’attività all’altra senza aver terminato la precedente, con conseguenti ritardi a cascata sullo svolgimento dei vari task, che si trasmettono a tutto il progetto.

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