Cos’è un software di Business Process Management? Un Software BPM – Business Process Management è un tool digitale per il controllo dei processi di business, necessario per gestire al meglio l’impresa. Un processo aziendale è un’attività regolarmente svolta dalle persone all’interno dell’azienda, che può essere di piccola o di grande entità, semplice o complessa. Il software BPM supporta quindi le aziende nell’automatizzare i flussi di lavoro, monitorare le performance, migliorare e gestire i processi operativi. Perché le aziende devono riuscire a gestire meglio i processi per essere più produttive? Se si riescono a tagliare i costi, completando correttamente più attività in meno tempo, ogni azienda può incrementare il fatturato. Per questo è fondamentale che tutte le imprese adottino un sistema efficace per la gestione dei processi, che consenta loro di aumentare l’efficienza e la produttività, migliorando la qualità di prodotti e servizi. Un software BPM può aiutare le aziende tramite: l’automatizzazione dei processi e delle procedure aziendali, liberando il personale dalle attività manuali e ripetitive; l’analisi dei processi, per identificare le possibili aree di miglioramento; il perfezionamento delle procedure, per incrementare l’efficienza e ridurre i tempi di esecuzione; il controllo costante dei processi, per rilevare eventuali problemi e risolverli tempestivamente. JPA, le caratteristiche del software di Business Process Management I software di Sanmarco Informatica sono integrati su piattaforma Synergy e il software di Business Process Management JPA fa da collante tra i vari applicativi per distribuire tutte le informazioni. Dunque il programma gestione processi JPA viene utilizzato come soluzione per gestire tutti i processi interfunzionali sia tra i software di Sanmarco Informatica sia tra i software esterni. Di seguito le principali caratteristiche del software per il process management JPA. Task processabili in modo Sincrono e/o Asincrono Con il software gestione processi JPA c’è la possibilità di processare i Task in modo Sincrono e Asincrono (i task sono i singoli step di ogni processo). La modalità asincrona presente nel software processi aziendali JPA consiste nel passaggio da un task all’altro, automatico o umano: un task viene fatto, messo in una coda lavori e dopo un tempo X viene preso in carico il task successivo. La modalità sincrona invece viene eseguita in tempo reale: in automatico viene creato il task successivo, e si attende che venga fatto. Questa funzionalità permette al management e agli operatori di fare dei controlli in real-time, delle query, delle interrogazioni, ma anche di andare a richiamare dei programmi esterni che danno un riscontro istantaneo, oppure consente di creare più task o richieste successive, e dunque creare un wizard: prima si chiedono determinate informazioni, si approvano e poi se ne chiedono altre in via continuativa a video, step by step. Motori/Engine che possono lavorare in parallelo Il workflow management JPA ha più motori che lavorano in parallelo. Si può dire ad esempio che un processo di richiesta ferie si mette su una coda lavori, perché serve che venga fatto subito, mentre un processo di approvazione degli ordini di vendita si mette su un altro motore, perché all’azienda interessa che venga fatto anche in parallelo, senza dover attendere che si concluda il processo di ferie per andare avanti… In questo modo i motori possono lavorare in parallelo. Designer Web, per essere sempre operativi Altra caratteristica importante è il Designer Web: non serve più avere un’applicazione installata stand alone su di un particolare pc – con configurazioni specifiche – per disegnare e manutenzionare i processi, ma lo posso fare sempre da qualsiasi pc, via web, secondo le credenziali e i permessi che si possiedono per accedere. Form to-do configurabili Le singole form di ogni singolo task di processo sono completamente configurabili. Con il drag and drop all’interno del Designer Web di JPA è possibile configurare i campi, l’ordinamento, la visualizzazione nella form. In sostanza, non è più il software che, dopo aver ricevuto una lista di variabili e dati, li formatta come meglio crede, ma è l’operatore che gli dice come desidera la visualizzazione nella form, da pc. Progressive Web App Un altro punto di forza di JPA è la tecnologia PWA – Progressive Web App, un ibrido tra le pagine web e le app mobili, per godere dei benefici dell’utilizzo in mobilità, combinandoli con le possibilità offerte dalla maggior parte dei browser. Sanmarco Informatica ha sviluppato il programma gestione processi JPA in versione desktop, ma nel momento in cui ci colleghiamo a JPA da un dispositivo mobile (smartphone, tablet), l’interfaccia cambia in maniera automatica/responsive: adatta la schermata in funzione della dimensione del monitor e cambia la visualizzazione grafica, che da estesa viene facilitata e resa più fruibile. Questa modalità è simile ad avere un’app dedicata, ma è una soluzione migliore: perché quando si aggiorna o si manutiene JPA, non serve aggiornare anche l’app specifica. Quando aggiorniamo, ottimizziamo o modifichiamo qualcosa di JPA, in automatico viene tutto riportato anche nella versione mobile, con un unico rilascio. Notifiche push Un’altra particolarità di JPA workflow management consiste nelle notifiche push sempre visibili anche da mobile. Per installare JPA basta aggiungere l’applicazione come link sul proprio device, senza passare per App Store e Play Store, e automaticamente JPA viene visto e gestito dal sistema operativo del device proprio come un’app, con le notifiche sempre visibili direttamente sulla sua icona. Anche se non lo si installa da App Store o da Play Store, quando si entra in JPA basta aggiungere l’applicazione alla schermata Home come link, e l’icona JPA appare sul dispositivo, con anche il numero di nuove notifiche sempre visibile direttamente sull’icona. Interrogazione dati anche da sorgenti esterne Essendo su piattaforma Synergy abbiamo a disposizione il Data Viz, un software esterno al process management JPA, che può essere abilitato e installato insieme a JPA e che offre la possibilità di interrogare i dati relativi a JPA e le istanze di processo di JPA, ma che permette anche di interrogare dati da sorgenti esterne. Questo significa che è possibile incrociare i dati all’interno di JPA con i dati da sorgenti esterne: un gestionale ERP, o qualsiasi altra applicazione, un ECM, un software Gestione Qualità o una base dati del cliente. Quindi è possibile fare interrogazioni SQL con sorgenti dati esterne. Su questo poi è possibile costruire dei grafici e delle interrogazioni puntuali. Report e analisi inter-processo, dove posso incrociare dati di più processi; Integrazioni di questi dati con dati che provengono da sorgenti esterne; Possibilità di fare dei grafici. 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