La differenza rispetto alle firme digitali, i benefici e le domande più frequenti relative all’uso delle firme elettroniche di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica Oltre a una dematerializzazione dei documenti cartacei, tra gli strumenti che consentono alle aziende di seguire uno sviluppo eco-sostenibile, ci sono infatti i servizi di firma digitale remota, che rendono possibile la firma di documenti direttamente dal proprio smartphone o computer, senza la necessità di utilizzare carta o ulteriori componenti difficili da smaltire, con un conseguente minor impatto negativo sull’ambiente. Abbiamo già pubblicato una serie di interventi su questi temi che ricordiamo e che potete rileggere accedendo alla pagina news di Sanmarco Informatica. Le firme elettroniche ci consentono di firmare un PDF senza stamparlo o di firmare contratti legalmente vincolanti online senza stampare un foglio o prendere e usare una penna. La firma elettronica è più economica e più conveniente di una firma tradizionale, fanno risparmiare tempo e spese di spedizione poiché possono essere utilizzati per firmare documenti da remoto, rendendo la posizione fisica del destinatario irrilevante e offrendo risultati quasi immediati. È facile quindi capire perché le firme elettroniche sono diventate un must per molte medie e piccole imprese. Che cos’è una firma elettronica? Il regolamento UE EIDAS 910/2014 definisce firma elettronica “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”. In parole povere, una firma elettronica è una firma in un formato elettronico. Consente ai firmatari di approvare o concordare con i termini di un documento, proprio come con le firme apposte a penna. Una firma elettronica è essenzialmente un processo effettuato tramite computer e software per autenticare il firmatario e certificare l’integrità del documento. Le firme digitali sono un tipo di firma elettronica che per autenticare il firmatario insieme all’integrità del documento, a seconda della tipologia di firma utilizza algoritmi complessi, autorità di certificazione (CA) e fornitori di servizi fiduciari (TSP). Firma elettronica vs. firme digitali: la sottile differenza La differenza tra una firma elettronica e una firma digitale è sottile per chiunque stia inviando o firmando un documento. Tuttavia, ad oggi, in relazione alla diffusione delle firme digitali, le differenze non sono più così sottili, soprattutto in ambito di compliance e quindi per: i revisori dei conti; i responsabili della conformità; i giudici e le autorità di regolamentazione. Una firma elettronica è un termine generico per qualsiasi firma trasmessa elettronicamente, sia che si tratti di una firma scritta digitalmente su un documento o di una firma generata tramite un software. Per definizione la firma elettronica è “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Si va quindi dal PIN delle carte magnetiche, come per esempio il Bancomat, alle credenziali di accesso web, come nome utente e password Le firme digitali sono una sorta di firma elettronica con funzionalità avanzate che le mantengono conformi e sicure, per tali caratteristiche sono sostitutive a pieno titolo di una firma apposta manualmente su un documento cartaceo. In relazione all’utilizzo e al valore legale del documento da sottoscrivere sarà necessario scegliere la tipologia di firma più consona. Le firme elettroniche standard possono andare bene per accordi e approvazioni in cui i livelli di sicurezza e conformità sono permissivi. Si pensi ad esempio ai processi aziendali per approvare le ferie di un dipendente. Una firma elettronica, quindi, può essere perfetta per uso interno. Tuttavia, quando hai a che fare con processi soggetti a un’intensa sicurezza e a rigorosi standard di conformità, una firma digitale è tipicamente ciò di cui le aziende necessitano. In termini semplici, le firme digitali sono un sottoinsieme di firme elettroniche con caratteristiche “speciali” che si prestano meglio a settori come quello legale e commerciale. Le firme digitali sono dotate di funzionalità di audit trail, crittografia e altri strumenti di back-end per garantire che la firma sia autentica. Queste tipologie di firma quindi sono molto utilizzate in processi digitali per contratti, documenti fiscali, moduli assicurativi e così via. I benefici della firma elettronica Come una firma regolare, ma migliore Le firme elettroniche sono superiori alle firme tradizionali a base di inchiostro. Sono istantanee, portatili, legalmente vincolanti e sono green, perché riducono l’impatto ambientale. Immediata, conveniente, infallibile Le firme elettroniche accelerano le approvazioni e gli accordi, eliminando i periodi di inattività dal processo. Con le firme elettroniche, non è più necessario attendere la consegna della posta o salire in macchina per consegnare i documenti. Nel momento in cui viene applicata la firma elettronica a un documento si può già passare allo step successivo. Le firme elettroniche rendono anche molto più semplice la firma dei documenti. Poiché le soluzioni di firma elettronica sono così portatili, si può firmare o richiedere firme praticamente da qualsiasi parte del mondo, utilizzando il dispositivo che più riteniamo opportuno. Con la firma elettronica non è necessario stampare, firmare, scansionare, quindi inviare nuovamente il documento, e non è necessario possedere una stampante e uno scanner al solo scopo di inviare e ricevere documenti firmati. E poiché molte soluzioni di firma elettronica possono essere collegate a processi, questi ultimi non consentono di inviare un documento fino a quando ogni campo di firma non viene compilato, non è quindi più possibile che piccoli errori si trasformino in enormi problemi. Giuridicamente vincolante Le firme elettroniche sono giuridicamente vincolanti quanto le loro controparti a inchiostro. In Europa abbiamo il regolamento UE EIDAS numero 910/2014 recepito dalla normativa Italiana DPCM 22/02/2013. Nel 2000, gli Stati Uniti hanno approvato l’E-Sign Act, che definisce legalmente cos’è una firma elettronica e conferisce a tali firme elettroniche la stessa autorità legale di una firma elettronica. Quasi tutti gli stati hanno anche adottato l’Uniform Electronic Transactions ACT (UETA) che autorizza le firme elettroniche. Alcuni tipi di documenti, come i testamenti, le cessioni immobiliari non possono essere firmati elettronicamente. Ecologica Dover stampare, scansionare e inviare solo per fare una firma elettronica non è solo dispendioso in termini di tempo e fastidio, è anche dannoso per l’ambiente. Ogni apparato elettronico acquistato e utilizzato aumenta la nostra impronta di carbonio complessiva. Più dispositivi si possono eliminare dall’equazione maggiore è l’effetto positivo per il pianeta. Lo stesso vale per tutti gli alberi che devono essere abbattuti per la carta che stiamo stampando per i nostri documenti cartacei. Utilizzo di firme elettroniche Non esiste un unico modo per fare una firma elettronica. Le specifiche tecniche dipendono dal metodo di firma elettronica utilizzata. Ma in generale, per lo più quasi tutte le firme funzionano allo stesso modo. Quando si necessita dell’approvazione o dell’accordo di qualcuno, basta condividere il documento, definire le zone che richiedono una firma e inviare il documento all’altra parte. È ancora più facile quando si assume il ruolo di firmatario: basta semplicemente aprire il documento, firmare tutti i campi obbligatori e quindi inviare. Domande frequenti sulle firme elettroniche Le firme elettroniche in Microsoft Word sono valide? Si pensa che la seguente modalità abbia un valore legale. A volte, si aggiunge una firma elettronica a un documento di Word. Farlo è abbastanza facile. Possiamo firmare una pagina di carta bianca e catturarla attraverso lo scanner o aprire Microsoft Paint e disegnare la firma elettronicamente. Da lì, si tratta di salvare l’immagine di firma, incollarla in Word e ridimensionarla in modo appropriato. Il processo funziona in modo molto simile se stai utilizzando anche Google Documenti. Questo va bene per un uso irrilevante della firma, come in una lettera di presentazione o in un promemoria. Ma questa metodologia per apporre firme con Word non è sicuramente il mezzo per firmare la maggior parte dei documenti. Chiunque può modificare il resto del contenuto di quel documento prima di aggiungere la propria firma. Per assicurare un valore legale ai propri documenti è invece necessario convertire quel documento Word in PDF, quindi utilizzare una soluzione software di firma elettronica a norma per firmare o richiedere una firma. Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti al di fuori dell’Italia? Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti nella maggior parte dei paesi al di fuori dell’Italia, Stati Uniti, Canada, Cina, Russia, Giappone e decine di altri. Sebbene ci siano sottili sfumature tra le leggi di ciascun paese, generalmente sono le stesse. È comunque da suggerire la preventiva consultazione di esperti legali prima di utilizzare firme elettroniche a livello internazionale, anche per quanto concerne le normative relativa al GDPR. Le firme elettroniche sono sicure? Le firme elettroniche sono sicure e probabilmente più sicure delle firme ad inchiostro. Chiunque può imparare a copiare la firma di qualcun altro con abbastanza tempo e pratica. Inoltre, è difficile per l’essere umano medio verificare se il firmatario ha firmato o meno una firma. Il software di firma elettronica, tuttavia, è protetto da sofisticati algoritmi crittografici per prevenire la manomissione e conserva un audit trail per risolvere le controversie. La tecnologia della firma elettronica può fare al caso mio? Se ci ritroviamo a firmare un documento o a richiedere firme più volte al giorno, se vogliamo digitalizzare i nostri processi è il caso di iniziare a prendere in considerazione una firma elettronica. Non solo è più veloce e più semplice, ma semplifica i processi documentali, mette a disposizione la possibilità di tenere traccia di tutti i tuoi documenti e può fornire gli strumenti necessari per garantire che ogni campo di un documento sia firmato. Quali documenti possono essere firmati elettronicamente? Per la normativa italiana possono essere firmati tutti i documenti, a eccezione di quanto previsto dall’art. 1350 del Codice Civile, che indica quali documenti devono farsi per atto pubblico o per scrittura privata, sotto pena di nullità. Esiste quindi una molteplicità di documenti aziendali che possono essere firmati elettronicamente, ad esempio: documenti delle risorse umane (HR), contratti di vendita, ordini di acquisto, richieste di risarcimento e accordi di non divulgazione (NDA). Inoltre facilita anche l’archiviazione documentale. L’evoluzione della firma elettronica nel contesto internazionale Negli ultimi anni la firma elettronica ha visto un’adozione crescente non solo in Italia, ma a livello internazionale, grazie alla sua capacità di rispondere positivamente alle esigenze di rapidità e sicurezza nelle transazioni e nelle attività digitali. Sempre più organizzazioni globali stanno integrando soluzioni di firma elettronica nelle loro operazioni quotidiane, riducendo così la dipendenza dai processi cartacei tradizionali. Questa tendenza migliora l’efficienza operativa e consente di superare facilmente le barriere geografiche e giuridiche. Le aziende che adottano queste tecnologie stanno quindi già dimostrando un maggiore impegno verso la sostenibilità e l’innovazione, preparandosi per un futuro sempre più interconnesso e digitale, anche grazie al contributo dell’Intelligenza Artificiale. 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