Servizio gratuito di conservazione dell’AdE: considerazioni

Quali strumenti dedicati alla conservazione e alla gestione elettronica documentale servono davvero alla tua azienda?

L’Agenzia delle Entrate (AdE) mette a disposizione degli utenti un servizio di conservazione gratuito delle fatture elettroniche, che per stessa affermazione dell’Agenzia, è rivolto alle aziende meno strutturate. Ma vediamo quali sono le particolarità del servizio e quali siano le differenze rispetto a quelli offerti dai fornitori a pagamento e in particolare da quelli iscritti Agid.

È innanzitutto da evidenziare come il Responsabile della Conservazione rimane il contribuente, che per affidare la conservazione a un soggetto esterno è obbligato a formalizzare la scelta operata, come previsto dall’art.6 del DPCM 3/12/2013, sottoscrivendo l’accordo di servizio con l’AdE. Quindi chi deve controllare che i documenti risultino correttamente conservati rimane il contribuente.

Praticamente tutte le aziende hanno la necessità di conservare anche altri documenti oltre alle fatture elettroniche: fatture cartacee/estere, registri, contratti, PEC, documenti integrativi etc. Dover  utilizzare un sistema terzo come quello dell’AdE, per gestire solo alcune tipologie documentali (fatture), significa frammentare l’archivio, con una dispersione dell’informazione e una crescita delle inefficienze legate alla non corretta archiviazione dei file.

Criticità del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate

L’AdE conserva esclusivamente la fattura in formato XML mentre con DiscoveryXC, la soluzione di Sanmarco Informatica, vengono conservati i dati arricchiti relativi alla relazione tra registro IVA e fattura (protocollazione), oltre ai dati integrativi per le fatture reverse charge, non essendo più necessaria per queste ultime l’integrazione manuale.

La dottrina evidenzia come vada attentamente valutato se sia opportuno affidare la conservazione di documenti con valenza fiscale a un soggetto che possa costituire controparte in un eventuale procedimento giudiziario.

È poi la stessa Agenzia delle Entrate che a più riprese evidenzia come le aziende necessitino dei sistemi di conservazione digitale (risposta a interpello delle Entrate n. 236/2021). Inoltre, la sentenza n. 8500 del 25 marzo 2021 della Corte Suprema di Cassazione stabilisce che solo adottando un sistema aziendale di conservazione digitale ci si può allineare a quanto stabilito.

Utilizzando poi il sistema offerto dall’AdE risulta evidente come sia uno strumento di compliance civilistica e fiscale, ma non uno strumento gestionale. La ricerca dei documenti non è facile e la distribuzione viene motivata solamente per motivi di accertamento e per procedimenti giudiziari.

Chi ha testato a fondo la soluzione ha sottolineato che i metodi di ricerca non coprono tutte le necessità: ad esempio, la data ricercabile è quella di transito per lo SdI, e non la data della fattura. Manca inoltre il campo “partita IVA”, previsto dal citato DM 17/06/2017 e menzionato dal manuale di conservazione, ma non presente nella maschera di ricerca.

La cosa che poi lascia più perplessi è che il manuale della conservazione precisa che la richiesta di esibizione di fatture già conservate viene evasa in 48 ore al netto dei festivi, termine che dalle prove fatte dai contribuenti non viene rispettato, tanto che dopo 7 giorni non risultavano ancora disponibili i documenti richiesti per la distribuzione…

Ma vediamo cosa è successo recentemente a migliaia di contribuenti, motivo per cui l’AdE è stata costretta a concedere una proroga per i termini di conservazione per i documenti del 2019.

Tra le varie proroghe e chiarimenti che si sono susseguiti nel tempo,  in virtù dei richiami del Garante della Privacy, l’AdE ha prorogato più volte i termini di adesione del servizio di consultazione. Molti contribuenti, aderendo a questo servizio pensavano di aver aderito anche alla conservazione.

Sono stati quindi costretti, per quanto riguarda i mesi precedenti l’adesione, a chiedere la conservazione attraverso il download e il successivo caricamento di ogni singola fattura; un’operazione né semplice né veloce. Ricordiamo che un errore rischia di costare al contribuente molto caro (da mille a ottomila euro).

Conclusioni

Le considerazioni esposte portano a ritenere che l’attuale profilazione del servizio di conservazione delle fatture elettroniche dell’AdE è prettamente indirizzato a chi emette/riceve poche fatture annue e ha, di conseguenza, processi di gestione contabile poco strutturati e poco automatizzati.

Tutte le altre organizzazioni devono invece valutare attentamente i molti benefici derivanti dall’adozione di strumenti dedicati alla conservazione e alla gestione elettronica documentale – come DiscoveryXC ed ECM – e dalla scelta di partner esperti e affidabili come Sanmarco Informatica, trasformando in ogni caso l’obbligo alla fatturazione elettronica in un’occasione per la digitalizzazione e l’efficientamento dei propri processi amministrativi, e non solo.