Come difendersi dall’accertamento sui costi pluriennali

Con ECM puoi strutturare un archivio documentale da esibire ai verificatori

La recente Sentenza della Cassazione a Sezioni Unite (n. 8500, depositata giovedì 25 marzo 2021) ha stabilito che l’Amministrazione finanziaria può rettificare la quota di costo pluriennale, anche se la relativa acquisizione risale a decenni addietro.
Ad esempio, un bene acquistato nel 2000 e ammortizzato fino al 2033 è verificabile fino al 2039.

La decisione è di fatto basata sul presupposto che sia del tutto normale conservare i documenti contabili, per dimostrare la deducibilità del costo sostenuto anni prima, e questo per un periodo molto lungo, riferendosi in particolare ai costi pluriennali.

Come organizzarsi quindi per strutturare un archivio documentale da esibire ai verificatori? La risposta si trova in ECM, la soluzione di Enterprise Content Management sviluppata da Sanmarco Informatica, già a norma e facilmente implementabile.

È di tutta evidenza infatti che l’utilizzo di una soluzione di document management assieme a un processo di conservazione digitale a norma permette di archiviare i documenti, ricercarli con facilità e avere la certezza relativa all’immodificabilità, alla leggibilità e all’accessibilità.

Ma come impostare ECM per costruire un archivio informatico a supporto della redazione del bilancio di esercizio e della documentazione da archiviare, così come richiesto anche dalla Cassazione? Con ECM è possibile configurare una classe documentale BILANCI e nella classe documentale configuriamo degli attributi per la ricerca (è presente anche un campo note per eventuali appunti).

Caricando ogni documento è quindi facile recuperare:

• un set di documenti in relazione all’annualità di bilancio;
• un set di documenti relativi a una specifica voce di bilancio (anche per tutti gli anni).

ECM permette poi di ricercare i documenti anche per il contenuto, quindi può essere utilizzato per effettuare delle ricerche come un vero e proprio motore di ricerca, in quanto si occupa di profilare il contenuto dei documenti (funzionalità in questo caso utile per ritrovare degli articoli di prassi archiviati per giustificare una scelta fiscale).

Tutti questi documenti possono essere in seguito facilmente selezionati, ad esempio filtrando per annualità di bilancio, e portati in conservazione digitale. La conservazione digitale permette di avere a disposizione un archivio sicuro nel tempo, per effettuare l’esibizione della documentazione in sede di verifica, così come richiesto dalla norma e dalla recente sentenza della Cassazione.

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