I vantaggi del passaggio dalla carta a una soluzione digitale

di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di Discovery ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica

Uno degli obiettivi aziendali è l’aumento della redditività e dell’efficienza. I manager che sono coinvolti nell’utilizzo efficace delle proprie risorse al fine di migliorare le prestazioni e aumentare i profitti, hanno ben evidente che il passaggio a una soluzione digitale stimolerà il miglioramento continuo grazie a processi standardizzati, aumento della produzione e tassi di errore inferiori. 

Se si è coscienti che i propri dipendenti trascorrono molto tempo a cercare il documento giusto in uno schedario, che i documenti vengono duplicati tra i vari dipartimenti, che l’archiviazione dei documenti nel file system non è governata, che l’introduzione della fatturazione elettronica ha accelerato la necessità di trattare i documenti in formato digitale, è tempo di intervenire. 

Digitalizzando e gestendo i documenti con un sistema di Enterprise Content Management (ECM), l’azienda può ridurre la quantità di lavoro manuale e forniture necessarie per trovare, correggere e riordinare la documentazione e risparmiare denaro.

Ma quali sono i vantaggi del passaggio a un sistema di ECM o anche denominato gestione elettronica dei documenti (EDMS)?

La digitalizzazione dei documenti presenta molti vantaggi, soprattutto se l’azienda adotta un software per l’archiviazione e la condivisione dei documenti efficiente e semplificato. Naturalmente per il raggiungimento dell’obiettivo è necessario rivolgersi a esperti e professionisti della materia, che abbiano maturato negli anni molteplici esperienze in settori diversi di business, che siano in grado di dialogare con le varie aree aziendali, ma che soprattutto abbiano padronanza di tutte le normative coinvolte in un sistema documentale (ISO 9001, CAD, conservazione digitale a norma, normativa fiscale, normativa legale, privacy, etc.).

Vediamo quindi quali possano essere i vantaggi più rilevanti da considerare quando si pensa di passare alla digitalizzazione.

Migliore qualità dei dati

I dati di alta qualità sono importanti, perché ci forniscono informazioni accurate e tempestive per gestire servizi e responsabilità.
Utilizzando le tecnologie di raccolta dati digitali è possibile aumentare la qualità dei dati, anche quando le risorse sono limitate. Quando si utilizzano soluzioni digitali, l’immissione dei dati è controllata con soglie e convalida sul campo. Le decisioni sbagliate sono spesso il risultato di una scarsa qualità dei dati e di processi di gestione dei dati inadeguati.

Maggiore efficienza operativa

Secondo una recente ricerca del Politecnico di Milano il 57% degli impiegati trascorre un’ora al giorno alla ricerca di documenti, il che rappresenta una notevole quantità di tempo perso; e questo non include nemmeno il tempo necessario per le stampe. Processi dove vi sia una doppia immissione dei dati e il controllo e la gestione manuale dei dati, la stampa, la distribuzione e la restituzione di moduli cartacei sono altri ceppi che complicano l’immissione manuale dei dati e creano una barriera funzionale. Adottare un software documentale automatizzato significa che con un paio di clic gli utenti potranno trovare i documenti di cui hanno bisogno, senza troppe complicazioni.

Standardizzazione delle liste di controllo delle ispezioni

Le liste di controllo per l’ispezione del controllo qualità sono un ottimo strumento per il controllo qualità in ogni fase del processo di produzione. Le checklist di ispezione sono uno dei modi più semplici, ma anche più efficaci, per chiarire le specifiche e prevenire i difetti delle merci e le checklist di ispezione standardizzate possono aiutare le aziende a portare l’uniformità nelle diverse sedi di lavoro. Portare l’uniformità è un compito complesso ma necessario che può essere aiutato fornendo la giusta lista di controllo alla giusta forza lavoro. Il nostro sistema documentale ECM è il repository documentale della soluzione Discovery Quality.

Dati in tempo reale

Utilizzando soluzioni digitali è possibile ottenere dati in tempo reale, che sono la chiave per adottare un approccio più proattivo e per migliorare i processi operativi. Utilizzando la raccolta dati digitale, chiunque può verificare, in tempo reale, se ad esempio la standardizzazione dei processi documentali in varie località viene soddisfatta. 
L’analisi dei dati è sempre stata rilevante, ma l’accesso ai dati in tempo reale sta diventando sempre più importante per tutti gli aspetti del business. I dati in tempo reale consentono alle organizzazioni di capire cosa sta succedendo in tempo reale e adottare azioni precise e tempestive.
Tenuto conto dell’abbassamento alle soglie di adozione delle soluzioni documentali, non è più necessario essere una grande azienda per realizzare il progetto dei dati in tempo reale. Le organizzazioni, sia piccole che grandi, stanno ora implementando strategie di analisi, aiutando a realizzare realtà da obiettivi precedentemente irraggiungibili.

Migliore accesso ai dati

Con una soluzione digitale, i documenti sono disponibili in tempo reale. I vari team possono accedere ai risultati utilizzando un tablet o uno smartphone per controllare le attività, verificare o approvare i documenti con un timbro digitale. Non appena un tecnico o un operatore sul campo completa e invia un modulo sul campo, i dati sono accessibili a tutte le parti interessate.

Migliore integrazione

Una soluzione digitale può integrare tutti gli altri sistemi, scambiando dati, documenti informazioni e allegati. Questa profonda integrazione può  avvantaggiare le aziende in molti modi, ad esempio attraverso l’attivazione di processi anche complessi, corredati o attivati da una generazione documentale. Adottare il giusto strumento di integrazione digitale ha come obiettivo il risparmio di tempo, fornendo accesso a tutti i dati aziendali in un unico posto. Con una maggiore visibilità sui processi aziendali, sarà possibile prendere decisioni più rapide e informate.
Qualsiasi software aziendale da solo fornisce funzionalità che aiutano a semplificare i processi aziendali e possono far risparmiare tempo, ma per massimizzare il potenziale di questi strumenti, è necessario farli funzionare insieme. L’integrazione dei sistemi e delle applicazioni aziendali consente ai dipendenti di collaborare e comunicare in modo più efficiente, aumentando così la produttività.

Collaborazione migliorata

La collaborazione tra le diverse parti interessate all’interno delle organizzazioni aziendali sta diventando più complessa, poiché più operazioni vengono esternalizzate. Le soluzioni digitali possono migliorare i processi esistenti, generando nuovi flussi di lavoro e nuove efficienze, in modo che ogni team possa avere tutte le funzionalità e i servizi di cui ha bisogno, quando lo richiede.
Il sistema elettronico di gestione dei documenti (EDMS) ha la capacità di migliorare la collaborazione, sia internamente sia esternamente, utilizzando strumenti digitali e flussi di lavoro web.

Costi ridotti

La gestione e l’archiviazione dei documenti cartacei può essere un lavoro intenso e costoso. Adottando una soluzione digitale, le aziende ridurranno la quantità di tempo speso in attività non necessarie e le possibilità di errore umano diminuiranno. Inoltre, consentendo a più persone di essere coinvolte nei progetti, l’azienda sarà in grado di operare in modo più efficiente, riducendo i costi. Anche la necessità di spazio di archiviazione fisico per i documenti cartacei scomparirà o verrà ridotta in modo significativo. Anche l’archiviazione centralizzata e il monitoraggio dei documenti possono essere automatizzati, eliminando la necessità di una gestione fisica dei documenti. I dispositivi digitali possono costare più delle risme di carta, tuttavia, a lungo termine, i risparmi saranno maggiori dei costi sostenuti per l’implementazione.

Sicurezza migliorata

Mantenere i dati sensibili al sicuro è fondamentale. Raggiungere questo obiettivo tramite sistemi di gestione dei documenti basati su carta o condivisione di file è estremamente impegnativo. La trasformazione digitale sta alterando le esigenze di sicurezza. La gestione elettronica dei documenti può aiutare a migliorare la sicurezza delle informazioni e a soddisfare le normative o le linee guida di conformità del settore. Sebbene sia tecnicamente possibile limitare l’accesso ai file cartacei, può essere piuttosto complicato. Con EDMS, le regole possono essere impostate in base a una serie di criteri: per utente, per gruppo, per reparto, o in alternativa per cartella, o per documento. Ciò garantirà che solo le persone giuste abbiano accesso alle informazioni.

Migliore tracciabilità e responsabilità

Quando le aziende devono gestire informazioni sensibili, o ispezioni di sicurezza, o segnalazioni di incidenti, è necessario tracciare da dove provengono tutte le informazioni. Se qualcuno commette un errore lungo la “catena di custodia” del documento, è necessario identificare l’utente responsabile. Potrebbe anche essere necessario controllare chi può accedere alle informazioni sensibili. Questo è quasi impossibile quando si lavora con la carta. Le soluzioni digitali forniscono audit trail di controllo, diritti di accesso utente e sicurezza dei dati.
Con l’archiviazione digitale, i log sono facilmente accessibili agli amministratori, così si può sapere rapidamente chi ha compilato, visualizzato o modificato i file, e quando lo hanno fatto. Sebbene le opzioni di crittografia possano variare in base alla tecnologia, l’adozione di queste tecnologie in un progetto di EDMS può fornire una soluzione avanzata che la carta non offre. Tutti questi strumenti danno il controllo completo all’amministratore su come – e da chi – vengono raccolti i dati e i documenti.

Backup più affidabili

Le pratiche tradizionali di gestione dei documenti incoraggiano il salvataggio dei documenti su computer locali e condivisioni di file non controllate. Ciò significa che molto spesso i dati potrebbero non essere adeguatamente salvati. Spesso le aziende lo scoprono quando è troppo tardi e il contenuto viene perso. Un sistema di EDMS centralizza tutti i documenti e i record e incoraggia la creazione e la gestione di questi record in un’unica posizione, il che migliora notevolmente la capacità di eseguire correttamente il backup di tutti i contenuti e garantire che si possano recuperare prontamente.

La trasformazione digitale può essere una strada lunga e sinuosa, ma è un viaggio che le aziende non possono permettersi di ritardare. Sebbene per la maggior parte sia già iniziata, per coloro che devono ancora iniziare, o che sono appena all’inizio, questo è il momento giusto per raggiungere il resto del mercato. La trasformazione digitale è una sfida, ma porta miglioramenti incrementali alle organizzazioni ed è un processo che deve essere implementato il prima possibile. Oggi una visione per il futuro di un’azienda deve includere la trasformazione digitale in ambito documentale, o le aziende dovranno affrontare il rischio di rimanere indietro rispetto al mercato, mentre la concorrenza balza in avanti.