ECM
ECM è la soluzione documentale completa di Sanmarco Informatica che permette di conservare, gestire, organizzare, condividere e archiviare i documenti in un unico repository in modo efficiente, innovativo e a norma. Il software è trasversale ai processi aziendali e fornisce gli strumenti per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti e dei contenuti elettronici.
L’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici è la conservazione digitale: l’insieme di processi e procedure informatiche previste dalla normativa italiana, che permettono di attribuire valore legale/fiscale e di conservare nel tempo i documenti.
Ciascun contenuto caricato in ECM (immagine, foglio di calcolo, testo, video, documentazione di origine gestionale, ecc.) può essere classificato attraverso l’utilizzo di classi documentali: un’aggregazione di attributi che ne consente una categorizzazione accurata. La ricerca dei documenti indicizzati risulta quindi efficiente e l’accesso agli stessi funzionale e veloce.
Mediante il sistema di ricerca “spotlight” è inoltre possibile reperire i contenuti attraverso gli attributi dei contenuti, o mediante le classifiche/categorizzazioni, le date di validità, le date scadenza assegnate agli stessi. Questa funzionalità indicizza tutti i contenuti e permette di effettuare delle ricerche anche all’interno dei documenti.
ECM è una soluzione web-mobile, che permette di consultare e condividere le informazioni in azienda e verso l’esterno (a clienti, fornitori, consulenti, ecc.), gestendo gli accessi e i permessi sui contenuti e garantendo, in ogni momento, l’univocità e la correttezza del dato.
I contenuti possono essere sottoposti a cicli approvativi e distribuiti, è possibile definire regole e tracciarne l’utilizzo. Gestisce anche i cicli di revisione, attribuendo diversi stati: redazione, approvazione, rifiuto, attivazione, revisione annullamento, ecc.
Attraverso la piattaforma di gestione di ECM le attività vengono assegnate a ciascun utente, evidenziando le azioni da compiere nel sistema: approvazione contenuto, sollecito approvazione, presa visione di un contenuto, preavviso di scadenza del documento.
Questa gestione “to do” rappresenta la modalità operativa più efficace per poter coinvolgere il personale aziendale nella gestione e condivisione dei contenuti.
ECM supporta i processi approvativi anche attraverso la firma dei documenti, cosiddetta firma “leggera” o firma “pesante” dello stesso (a valore legale).
È possibile effettuare diverse tipologie di ricerca, anche avanzata, fra i documenti presenti in ECM. Le modalità selezionabili sono la ricerca su tutte le cartelle, per classe documentale e per attributi generici.
È una piattaforma responsive, che permette di visualizzare tutti i documenti presenti in ECM su Tablet o ipad, suddivisi per classi e pronti per essere scaricati, condivisi e firmati.
Permette l’inserimento di un documento nel ciclo approvativo, consentendo di richiedere a determinati utenti l’approvazione di un documento, garantendone l’attivazione con un maggior grado di controllo.
Gli utenti possono essere dotati di permessi che permettono la visualizzazione solo di alcuni documenti. ECM ricorre a specifiche ed efficaci misure di cybersecurity, garantendo la sicurezza.
Consente di riconoscere un eventuale codice a barre apposto sul documento, al fine di associare automaticamente l’immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.
L’utente può caricare in autonomia tutti i documenti che intende archiviare, indicando gli attributi a seconda del tipo di file, in modo semplice e facile.
Permette di gestire facilmente le attività. Possono essere assegnati dei “to-do” all’utente, che tramite una notifica, viene avvisato dell’assegnazione di un’attività da prendere in carico.
ECM permette di creare delle relazioni tra i documenti, creando un flusso di informazioni.
ECM mette a disposizione strumenti di integrazione con soluzioni software di terze parti.
Per gestire, organizzare, condividere e archiviare tutte le informazioni e i documenti aziendali, anche con clienti e fornitori, in un unico repository, in modo semplice e veloce.
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